Bez kategorii

Zmiany są dobre, czyli jak zrobiłam rewolucję w swoim planowaniu

 

Planowanie do duża część mojej codzienności. Pracując na etacie, ogarniając dom, trzyletnie dziecko i bloga trzeba po prostu co nieco zaplanować. Ostatnio czułam, że moje podejście do planowania nie jest racjonalne, dlatego postanowiłam je zmienić. Planować tak, ale tylko to co ważne.

 

Dobrze wiecie, że dłuższego czasu do planowania używam Bullet Journal i jest to dla mnie najlepsze rozwiązanie. Zapisuję w nim praktycznie wszystko zaczynając od codziennego planowania, pomysłów na bloga, wszelkie marzenia, cele. Drobnostki. To takie małe miejsce gdzie można zmieścić swój cały świat!

Od dłuższego czasu czułam, że moje wymagania co do planowania się zmieniły. Zbyt często na kartkach znalazły się sprawy przyziemne, z drugiej strony zbyt często przekładanie zadań, aż na sam deadline. Gdy nadchodził termin zaniedbywane były inne zajęcia. Macie tak czasami? Od kiedy wróciłam na etat nie zawsze jest czas żeby wszystko zrobić w 100% tak jak bym tego chciała. Nie jestem perfekcjonistką, ale lubię mieć zrobione to za co się zabieram. Czułam też, że zaniedbuje ostatnio blogosferę. Wszystko się nawarstwiło w jednym czasie i potrzebne były mi zmiany.

 

Z pomocą w kwestii planowania przyszła mi książka ” 7 nawyków skutecznego działania.” Czytałam ją już kiedyś, ale przyznam szczerze nie testowałam propozycji Coveya. Jak dobrze, że wartościowe książki zostawiam sobie na półce i zawsze mogę do nich wrócić. Planowanie wg. koncepcji Coveya jest oparte o matryce Eisenhowera. Ogólnie to nic odkrywczego, ale kiedy się to wprowadzi w codzienność dużo łatwiej zorganizować ważne aspekty codzienności.

Matryca Eisenhowera

Nasza codzienność została podzielona na 4 ćwiartki, a w każdej z nich znajdują się zajęcia wykonywane każdego dnia. Pilne i niepilne to czynniki, które określają działanie w danym momencie. Jeżeli coś jest pilne to znaczy, że wymaga od natychmiastowej reakcji. To mogą być sprawy, których dobiega deadline, nagłe telefony. Natomiast ważne i nieważne można zaliczyć do rezultatów działań. Jeżeli coś jest ważne to odgrywa istotną rolę w budowaniu codzienności, sukcesu, misji. Jeśli coś jest nieważne to zazwyczaj powinniśmy to odrzucić na dalszy plan.

Matryca Eisenhowera skupia się na ćwiartce 2. Może to wszystko brzmi skomplikowanie na początek. Zacznijmy tak: biorąc na tapetę sprawy pilne i ważne (ćwiartka 1) musimy się z nimi zmierzyć praktycznie od razu. To tak zwane sytuacje kryzysowe. Każdy z nas zmaga się z zadaniami z tej ćwiartki, jednak gdy będziemy się koncentrować na niej zbyt długo to będą tu wpadać kolejne nagłe zadania. Próba walki wciąga w kolejną i tak w kółko. Przez to często przesiadujemy w ćwiartce 3 i 4, bo to tam wpadają mało ważne spotkania, pewne telefony, przyjemności i pożeracze czasu. Cały szkopuł tkwi w rzeczach niepilnych, a ważnych (ćwiartka 2). To one wymagają od nas największej pracy, skupienia, dyscypliny jednak też one dają najlepszy efekt. Stawienie im czoła sprawia, że zadania nie stają się nagle kryzysowe i nie trzeba ich pilnie realizować. Do tej ćwiartki wpadają takie zadania jak: budowanie relacji, aktywność fizyczna, długoterminowe cele, zadania i wszystkie inne ważne dla nas rzeczy, ale je odkładamy ponieważ nie są pilne.

Skoro wstępnie wyjaśniłam podział macierzy to teraz może podam krótki przykład: aktywność fizyczna. Większość celów, postanowień noworocznych zaczyna się od..”Zacznę ćwiczyć” Jednak nie jest to pilne, czasami też mało ważne, wiec spada realizacja. Dopiero gdy zaczynają doskwierać problemy zdrowotne, problemy z nadwagą, ćwiczenia wskakują do ćwiartki 1 jako sytuacja problemowa. Natomiast dużo łatwiej i przyjemniej by było, gdyby aktywność fizyczna od razu zajęła miejsce w ćwiartce 2.

Planowanie wg. Coveya

Covey wymyślił jak planować, żeby realizować zadania z 2 ćwiartki, które mają największy wpływa na nasze życie. Na początku trzeba określić swoje role w społeczeństwie: matka, żona, pracownik, katolik, rozwój indywidualny, córka, syn – wszystko wg upodobań. Definiować swoje role można przy każdym tygodniu inaczej. Chodzi o to, żeby uświadomić sobie w jakie sfery chcemy się zaangażować w danym terminie. Kolejnym krokiem jest wybranie 2-3 zadań, które będą odpowiadać każdej roli. To będą cele. Mając świadomość jakie zadania chcemy spełniać wobec siebie i swoich ról dużo łatwiej zaplanować tydzień z uwzględnieniem tego co założyliśmy do zrealizowania.P o dłuższym przerobieniu tematu można zauważyć, że zajęcia z tej ćwiartki wpisane w odpowiednie role bardzo budują naszą osobowość i pozwala nam na tworzenie zdrowych relacji. Ten rodzaj planowania wcale nie ogranicza naszego odpoczynku, spacerów tylko stwarza nam warunki, które budują.

Tu macie ładnie przedstawioną propozycję zaplanowanego tygodnia.

Covey pokazał, że można planować racjonalnie swoje cele długoterminowe nie odrzucając największych wartości w swoim życiu. Jak widać rodzina i sukces mogą iść ze sobą w patrze trzeba tylko dobrze zrównoważyć proporcje i zaplanować wykorzystywany czas. Kiedy wstawimy nasze cele w taki plan łatwo zobaczyć, że ma on gdzie nie gdzie jeszcze czas wolny który możemy wykorzystać jak chcemy.

Ten sposób znacznie ułatwił mi borykanie się z brakującym czasem, albo jego nadmierną ilością, którą często marnujemy bezproduktywnie, bo nawet nie potrafimy odpoczywać. Wszystko oczywiście zależy od naszych preferencji, życia, podejścia. Tak samo jest ze sprawami których nie da się zaplanować. No bo przecież nie wpiszemy w kalendarz choroby, lub dzień marudy u dziecka – wtedy wiadomo że tylko mamusiowe rączki mogą okazać się zbawienne. Dlatego do każdego rodzaju planowania trzeba podejść racjonalnie, elastycznie. Trzeba być też gotowym na zmiany.

Jak to jest u Was z planowaniem? Trzymacie się ściśle jednego toru czy eksperymentujecie?